Η υποχρέωση για τη γνωστοποίηση των στοιχείων της ετήσιας κανονικής άδειας των εργαζομένων καθιερώθηκε με την υπ’ αριθ. 49327/10702 (ΦΕΚ 3456 – 23/12/ 2014), απόφαση του Υπουργείου Εργασίας η οποία συμπλήρωσε την 29502/85/ 01-9-2014 (ΦΕΚ Β 2390/08-9-2014) απόφαση. 

Η διαδικασία πραγματοποιείται ηλεκτρονικά με την υποβολή του εντύπου Ε11, στο σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ», από 1 Ιανουαρίου έως 31 Ιανουαρίου κάθε έτους και αφορά τις άδειες και το επίδομα άδειας του προηγούμενου ημερολογιακού έτους και που έχουν καταχωρισθεί στο  Βιβλίο Αδειών (Ν. 4254/2014) και στο οποίο, θα πρέπει να καταχωρίζεται το σύνολο των εργαζομένων της επιχείρησης, αφού οι διατάξεις για την χορήγηση της κανονικής άδειας είναι αναγκαστικού δικαίου και συνεπώς όλοι οι εργαζόμενοι δικαιούνται ετήσια κανονική άδεια.
Επομένως και το έντυπο Ε11, θα συμπληρώνεται αντίστοιχα, με βάση τα στοιχεία που έχουν καταχωρισθεί στο ειδικό «Βιβλίο Αδειών», αναφορικά με τις δικαιούμενες και τις πραγματικά χορηγηθείσες ημέρες αδείας του συνόλου των εργαζομένων και σύμφωνα με τις αντίστοιχες πραγματικά καταβληθείσες αποδοχές χορηγηθείσας αδείας και επιδόματος αδείας.

Περιπτώσεις, σύμφωνα με το 3631/87/27-1-2915 έγγραφο του Υπουργείου Εργασίας

–    Σε περίπτωση κατά την οποία, χορηγήθηκε ολόκληρη η δικαιούμενη άδεια μέσα στο προβλεπόμενο  χρονικό διάστημα, θα συμπληρωθούν οι σχετικές στήλες του εντύπου Ε11.
–    Σε περίπτωση, κατά την οποία, παρανόμως δεν χορηγήθηκε το σύνολο της δικαιούμενης άδειας εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος, συμπληρώνεται, μεταξύ των άλλων, ο αριθμός των ημερών αδείας που χορηγήθηκαν(εάν υπάρχουν), καθώς και οι πραγματικώς καταβληθείσες αποδοχές αδείας και επιδόματος αδείας.
–    Σε περίπτωση, λύσης της σχέσης εργασίας  με οποιονδήποτε τρόπο(όπως π.χ. καταγγελία σύμβασης ή οικειοθελή αποχώρηση κλπ) πριν χορηγηθεί το σύνολο της αδείας, εκτός της συμπλήρωσης των σχετικών στηλών του εντύπου Ε11, θα πρέπει να αναγράφεται στη στήλη των παρατηρήσεων, ο λόγος της μη χορήγησης του συνόλου της δικαιούμενης άδειας.
–    Τέλος, εάν ο λόγος μη χορήγησης του συνόλου ή μέρους της δικαιούμενης αδείας είναι η αντικειμενική αδυναμία χορήγησής της, εκ μέρους του εργοδότη, όπως ιδίως λόγω μακροχρόνιας ασθένειας, ειδικών αδειών που οφείλονται σε εγκυμοσύνη/μητρότητα, άδειας άνευ αποδοχών, στράτευσης κ.λ.π., του εργαζομένου, θα πρέπει, εκτός της συμπλήρωσης των σχετικών στηλών του εντύπου Ε11, να αναγράφεται στη στήλη των παρατηρήσεων η αιτία της μη χορήγησης του συνόλου της δικαιούμενης άδειας.
Μανώλης Αμαργιωτάκης
Οικονομολόγος – Σύμβουλος Εργασιακών Σχέσεων
(UPDATE 26/1/2018) Με την αριθμ. οικ. 3589/Δ9/1/1028 απόφαση του Υπουργείου Εργασίας, η προθεσμία ηλεκτρονικής υποβολής του εντύπου Ε11 (Γνωστοποίηση στοιχείων ετήσιας κανονικής άδειας) παρατείνεται έως και την 28η Φεβρουαρίου 2018.

Πηγή: http://www.ergasiaka-gr.net